Предложение: не допускать двойных входов, двойных выходов. Не допускать ситуаций, когда скрипт считает, что заявка выполнена, а она на самом деле не выполнена. И наоборот.
Кажется, проблема и предложение обозначены вполне конкретно.
Как это сделать? Это уж технический вопрос. Наверно, вам лучше знать.
Непонятно, каких еще конкретных предложений вы ждете. Не код же написать?